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Über den E-Mail-Versand der Organisation stellt Localmind Einladungen an neue Mitglieder, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen und Systemhinweise zu. Als Versandweg stehen ein eigener SMTP-Server oder Microsoft Outlook über die Microsoft Graph API zur Verfügung, letzteres im Modus App-only oder Delegiert.
Erfordert die Rolle Org Admin. Der E-Mail-Versand wird pro Organisation konfiguriert. Für Microsoft Outlook brauchen Sie zusätzlich einen Microsoft-365-Administrator Ihres Unternehmens, der die App-Registrierung in Microsoft Entra ID anlegt und die nötigen Berechtigungen erteilt.

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Wann sollte ich das ändern?

  • Beim erstmaligen Einrichten der Organisation – damit Einladungen zugestellt werden
  • Bei einem Wechsel des E-Mail-Providers oder von SMTP zu Microsoft 365
  • Wenn Einladungs-E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen
  • Wenn Benutzer nach „Passwort vergessen?” keinen Reset-Link erhalten

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Wo Sie den Versand einrichten

Öffnen Sie Organisations-Einstellungen → E-Mail. Im Bereich „E-Mail-Transport” finden Sie drei Tabs: SMTP, Microsoft Outlook (Graph API) und Einladungs-E-Mail. Unter Einladungs-E-Mail passen Sie die Einladung selbst an.

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Versandweg wählen

Im Tab Microsoft Outlook (Graph API) wählen Sie den Modus: App-only oder Delegiert.

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Einstellungen

Gmail: Verwenden Sie ein App-Passwort statt Ihres regulären Google-Passworts. App-Passwörter können in den Google-Kontoeinstellungen unter „Sicherheit” erstellt werden.
Passwörter, Client-Geheimnisse und Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

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Regeln für Microsoft Outlook

Moduswechsel: Wenn Sie zwischen App-only und Delegiert wechseln, verwirft Localmind die bestehende Verbindung. Richten Sie den neuen Modus danach vollständig ein bzw. verbinden Sie sich im Modus Delegiert neu.
  • Delegiert sendet nur aus dem verbundenen Postfach. Senden im Namen eines freigegebenen Postfachs (Shared Mailbox) wird im Modus Delegiert nicht unterstützt. Für ein zentrales Absenderpostfach der Organisation verwenden Sie den Modus App-only.
  • E-Mail-Versand ist nicht das Outlook-Werkzeug. Der E-Mail-Versand der Organisation ist unabhängig von der Outlook-Integration für Agenten: Sie können eine eigene App-Registrierung verwenden, die Redirect-URI ist eine andere, und die Integration richten Sie unter Zugangsdaten ein, nicht hier.

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Test-Konfiguration

Senden Sie nach jeder Änderung am Versandweg eine Test-E-Mail und prüfen Sie auch den Spam-Ordner des Empfängers.

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Auswirkungen

  • Ohne aktiven Versandweg werden Einladungen zwar erstellt, aber nicht per E-Mail zugestellt. In diesem Fall kann der Einladungslink manuell kopiert und weitergegeben werden. Einladungen verwalten Sie unter Mitglieder.
  • Eine fehlerhafte Konfiguration kann dazu führen, dass Einladungs-E-Mails im Spam landen oder abgewiesen werden.
  • Der „Passwort vergessen?”-Ablauf läuft seit v1.4.0 über die Plattform selbst: Benutzer fordern auf einer eigenen Seite den Reset-Link an und legen auf einer weiteren Seite das neue Passwort fest. Der Link wird über den konfigurierten E-Mail-Versand der Organisation zugestellt (SMTP oder Microsoft Outlook). Die 2FA-Vorgaben finden Sie unter Authentifizierung.
  • Die Poststelle versendet über eigene Einstellungen pro Kanal und ist vom E-Mail-Versand der Organisation unabhängig.

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Sicherheit und Betrieb

App-only: Postfachzugriff einschränken. Die Anwendungsberechtigung Mail.Send erlaubt grundsätzlich das Senden aus jedem Postfach Ihres Tenants. Schränken Sie die App in Exchange Online auf das Absenderpostfach ein – über RBAC für Anwendungen bzw. die ältere Anwendungszugriffsrichtlinie (Application Access Policy). Das ist eine Einstellung bei Microsoft; in Localmind ist dafür nichts zu tun. Das Vorgehen beschreibt Microsoft unter Rollenbasierte Zugriffssteuerung für Anwendungen in Exchange Online; beachten Sie dort die Hinweise zum Zusammenspiel mit der in Entra ID erteilten Berechtigung.

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Häufige Stolperfallen

Entra ID zeigt zu jedem Client-Geheimnis eine Geheimnis-ID und einen Wert an. Tragen Sie in Localmind den Wert ein. Mit der Geheimnis-ID schlägt die Anmeldung bei Microsoft fehl. Ist der Wert nicht mehr sichtbar, erzeugen Sie ein neues Client-Geheimnis.
Im Modus App-only muss die Absenderadresse ein lizenziertes Postfach im selben Tenant sein. Ohne Lizenz scheitert das Senden.
Weicht die in Entra ID eingetragene Redirect-URI auch nur geringfügig ab, meldet Microsoft beim Verbinden einen Redirect-Fehler. Kopieren Sie die URL mit der Kopier-Schaltfläche aus dem Localmind-Formular und tragen Sie sie unter der Plattform Web ein.
Ein Wechsel zwischen App-only und Delegiert verwirft die bestehende Verbindung. Bis Sie den neuen Modus eingerichtet bzw. neu verbunden und aktiviert haben, werden keine E-Mails versendet.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein App-Passwort verwenden (nicht das reguläre Google-Passwort). Prüfen Sie, ob „Weniger sichere Apps” in Ihrem Google-Konto deaktiviert ist – in diesem Fall ist ein App-Passwort zwingend erforderlich.
Ursachen und Prüfschritte für fehlende oder im Spam gelandete Einladungen, Reset-Links und Test-E-Mails finden Sie unter E-Mails kommen nicht an.