Poststelle einrichten

Diese Seite führt dich durch die komplette Einrichtung der Poststelle (Beta): von den Vorarbeiten auf Organisationsebene über den ersten Kanal bis zu Regeln, die eingehende Post verteilen. Je nach Schritt brauchst du dafür die Space-Berechtigungen Kanäle verwalten, Regeln verwalten und Einstellungen verwalten — vergeben werden sie über Space-Rollen, siehe Poststelle (Admin).

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Voraussetzungen

Zwei Vorarbeiten liegen auf Organisationsebene und brauchen einen Org Admin:

• Empfänger-Domains freigeben — unter Org-Einstellungen → KI-Konfiguration → Poststelle. Weiterleitungs-Empfänger dürfen nur E-Mail-Adressen aus freigegebenen Domains verwenden; solange die Liste leer ist, kannst du keine Empfänger anlegen.
• Basismodelle im Space bereitstellen — über die Library (Zu Spaces hinzufügen). Ohne provisionierte Basismodelle bleiben die Modell-Auswahlfelder in den App-Einstellungen leer.

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Einrichtung im Überblick

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Empfänger setzen die Domain-Freigabe voraus, Regeln setzen Empfänger voraus, und der Erstabruf-Zeitraum muss vor dem Verbinden des Kanals feststehen.

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Kanäle verbinden

Im Tab Kanäle liegen alle Postfächer, die die Poststelle überwacht. Mit + Neuer Kanal verbindest du das erste: Vergib einen Namen (etwa „Zentraler Posteingang”), trage E-Mail-Adresse und Passwort des Postfachs ein und klicke auf Verbindung testen. Die Statusanzeigen Empfang und Versand stehen anfangs auf „nicht konfiguriert” und zeigen nach dem Test das Ergebnis für beide Richtungen getrennt an. Mit dem Schalter Aktiv im Panel-Kopf schaltest du den Kanal ein oder aus, mit Speichern legst du ihn an. Wirf vor dem Speichern einen Blick auf den Erstabruf in den App-Einstellungen: Er bestimmt, wie viel vorhandene Post der neue Kanal einmalig lädt, und lässt sich nachträglich nicht wiederholen.

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Erweiterte Verbindungseinstellungen

Reichen E-Mail-Adresse und Passwort nicht aus — etwa weil dein Mail-Server eigene Hostnamen oder Ports verwendet —, konfigurierst du Empfang und Versand in den erweiterten Verbindungseinstellungen getrennt. Empfang läuft über IMAP: Versand läuft über SMTP: Lässt du das SMTP-Passwort leer, übernimmt der Kanal das IMAP-Passwort und folgt späteren Passwortänderungen automatisch. Ein eigenes, abweichend gesetztes SMTP-Passwort bleibt dagegen bestehen und wird nie überschrieben. Der Versand nutzt bewusst eigene SMTP-Einstellungen pro Kanal — standardmäßig dasselbe Konto, das auch den Empfang übernimmt. Er ist damit getrennt vom organisationsweiten SMTP-Server, über den etwa Einladungen und Systembenachrichtigungen laufen; deine E-Mail-Konfiguration (SMTP) bleibt von der Poststelle unberührt.

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Signatur und Weiterleitungshinweis

Pro Kanal legst du zwei Textbausteine fest, beide in einem Rich-Text-Editor mit Grundformatierung (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Listen):

• Die Signatur wird ausgehenden Antworten dieses Kanals automatisch angefügt.
• Der Weiterleitungshinweis ist der Standardtext, den weitergeleitete Sendungen dieses Kanals mitbekommen; einzelne Regeln können ihn überschreiben. Zusätzlich bestimmst du die Position des Hinweises: im Nachrichtentext — dann steht er ganz oben in der Mail, über der weitergeleiteten Nachricht — oder im Betreff.

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Regeln anlegen

Im Tab Regeln legst du fest, wie eingehende Post klassifiziert wird und was danach passieren soll: „Regeln klassifizieren eingehende Post und planen ihre Aktionen — Weiterleitung an Empfänger oder KI-Antwortentwürfe.” Mit + Neue Regel öffnest du den Editor; jede Regel hat einen Namen (etwa „Bauanträge”), optional eine Beschreibung und einen Schalter Aktiv. Die Poststelle wertet Regeln strikt in Listen-Reihenfolge aus; die Reihenfolge änderst du per Ziehen. Weil eine treffende Regel die Auswertung standardmäßig beendet (siehe Erweiterte Einstellungen), gehören spezifische Regeln nach oben und allgemeine Auffang-Regeln ans Ende.

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Wenn: Wann eine Regel trifft

Der Wenn-Block entscheidet, ob eine Sendung zur Regel gehört. Unter „entschieden durch” wählst du einen von drei Typen: Fest — die Regel prüft ausschließlich Bedingungen. Eine Bedingung besteht aus einem Feld, einem Operator und einem Vergleichswert, zum Beispiel Betreff · enthält · „Bauantrag”. Innerhalb einer Bedingungsgruppe müssen alle Bedingungen zutreffen (+ Bedingung hinzufügen (UND)); mehrere Gruppen sind Alternativen (+ Bedingungsgruppe hinzufügen (ODER)) — die Regel trifft, sobald eine Gruppe vollständig passt. Als Operatoren stehen zur Auswahl: enthält, enthält nicht, ist gleich, ist ungleich, beginnt mit, beginnt nicht mit, endet auf, endet nicht auf, entspricht Muster und entspricht nicht Muster. Die Bedingung Inhalt prüft dabei nicht nur den Mailtext: Auch der aus Anhängen geparste Text zählt dazu. Eine Bedingung auf Inhalt · enthält · „Bauantrag” trifft also auch, wenn das Wort nur im angehängten Dokument vorkommt. KI — du beschreibst in eigenen Worten, welche Post die Regel treffen soll (etwa „Bauanträge von Bürgerinnen und Bürgern”), und legst mit dem Slider Mindest-Konfidenz fest, wie sicher sich die KI sein muss (z. B. 85 %). Bleibt die KI unter dieser Schwelle, wird die Sendung der Regel nicht zugeordnet — sie erscheint als nicht zugeordnet in den Eingängen und kann dort manuell zugewiesen werden. Kombiniert — die Bedingungen arbeiten als Vorfilter: „Treffen die Bedingungen zu, prüft die KI anschließend:” deine Beschreibung samt Mindest-Konfidenz. Die Regel trifft nur, wenn beide Prüfungen bestehen. Für den Einstieg ist das der robusteste Typ — die Bedingungen halten offensichtlich Unpassendes fern, die KI übernimmt die Feinentscheidung.

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Dann: Welche Aktionen geplant werden

Über + Aktion hinzufügen planst du, was mit treffender Post passiert. Zwei Aktionstypen stehen zur Auswahl, eine Regel kann beide enthalten: Weiterleiten an — leitet die Sendung an interne Empfänger weiter. Zur Auswahl stehen die Empfänger aus den App-Einstellungen; eine Weiterleitung kann mehrere Empfänger haben, pro Regel ist aber nur eine Weiterleitungs-Aktion möglich. Optional gibst du einen Weiterleitungshinweis mit — er überschreibt den Standard des Kanals. Antwort entwerfen — die KI bereitet einen Antwortentwurf vor, den eine berechtigte Person prüft und erst durch explizite Freigabe versendet. Du wählst den Ton — Formell, Freundlich oder Knapp — und kannst der KI eine zusätzliche Anweisung mitgeben, etwa gewünschte Formulierungen oder Pflichtangaben.

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Erweiterte Einstellungen

Am Ende des Regel-Editors liegen zwei Schalter: Nach Treffer stoppen (standardmäßig aktiviert) — trifft die Regel, endet die Auswertung; nachfolgende Regeln werden nicht mehr geprüft. Deaktivierst du den Schalter, laufen auch spätere Regeln, und ihre Aktionen werden demselben Aktionsplan hinzugefügt. Treffen so mehrere Regeln, entsteht ein gemeinsamer Plan — und er wartet als Ganzes auf Freigabe, sobald auch nur eine der beteiligten Regeln Freigabe verlangt. Automatisch ausführen (ohne Freigabe) (standardmäßig deaktiviert) — führt die geplanten Aktionen eines Treffers sofort aus, ohne dass jemand freigibt.

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App-Einstellungen

Der Tab Einstellungen bündelt vier Bereiche, die für alle Kanäle und Regeln der App gelten.

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Modelle

Zwei getrennte Auswahlfelder bestimmen, mit welchen Modellen die Poststelle arbeitet: das Klassifizierungsmodell für die Regel-Auswertung und das Modell für Antwortentwürfe. Zur Auswahl stehen ausschließlich die im Space provisionierten Basismodelle — bewusst keine Agenten und keine Tools, damit eine präparierte Mail keine Aktionen auslösen kann; die Hintergründe erläutert Poststelle (Admin). Sind die Auswahlfelder leer, muss dein Org Admin zunächst Basismodelle über die Library bereitstellen (Zu Spaces hinzufügen).

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Empfänger

Empfänger sind die internen Postfächer, an die Regeln und manuelle Aktionen Sendungen weiterleiten können. Du legst sie mit Name und E-Mail-Adresse an (+ Hinzufügen); im Regel-Editor wählst du anschließend aus dieser Liste aus. Die Reihenfolge ist entscheidend: Zuerst gibt dein Org Admin die erlaubten E-Mail-Domains frei, dann legst du hier Empfänger an — jede Adresse muss zu einer freigegebenen Domain gehören. Lassen sich keine Empfänger anlegen oder im Regel-Editor auswählen, fehlt fast immer diese Freigabe; siehe Poststelle: Keine Empfänger verfügbar.

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Erstabruf

Der Erstabruf bestimmt, wie viel vorhandene Post ein neu verbundener Kanal lädt. Unter E-Mails laden ab wählst du, ob nur die Post des aktuellen Tages, der letzten 7 Tage (Vorgabe), der letzten 30 Tage oder der letzten 90 Tage geladen wird.

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Aufbewahrung

Mit dem Schalter Alte Einträge automatisch löschen und der Aufbewahrungsfrist (Tage) (Vorgabe: 30) räumt die Poststelle automatisch auf: Nach Ablauf der Frist wird ein Eintrag vollständig gelöscht — samt Dateien und Protokoll der Sendung. Jede Löschung wird im Audit-Log protokolliert. Zwei Dinge überstehen die Löschung: die Audit-Log-Einträge selbst und das interne Gedächtnis, mit dem die Poststelle bereits verarbeitete Post erkennt. Eine Sendung wird also auch dann nicht erneut aufgenommen, wenn ihr Eintrag längst gelöscht ist.

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Nächste Schritte