Wann sollte ich das ändern?
- Beim erstmaligen Einrichten der Organisation – damit Einladungen zugestellt werden
- Bei einem Wechsel des E-Mail-Providers
- Wenn Einladungs-E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen
Einstellungen
SMTP-Server
| Einstellung | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| SMTP-Host | Hostname des SMTP-Servers | z.B. smtp.example.com |
| Port | SMTP-Port | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS) |
| Benutzername | Anmeldename beim SMTP-Server | Oft die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | Authentifizierungspasswort | Leer lassen, um das bestehende Passwort beizubehalten |
| TLS verwenden | Verschlüsselte Verbindung aktivieren | Immer aktivieren |
| Absender-E-Mail | Adresse, die als Absender erscheint | z.B. noreply@ihrefirma.de |
| Absendername | Anzeigename des Absenders | z.B. „Localmind” oder Ihr Firmenname |
Gmail: Verwenden Sie ein App-Passwort statt Ihres regulären Google-Passworts. App-Passwörter können in den Google-Kontoeinstellungen unter „Sicherheit” erstellt werden.
Passwörter und Zugangsdaten werden mit Envelope-Verschlüsselung gespeichert.
Test-Konfiguration
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Test-E-Mail-Adresse | Zieladresse für die Test-E-Mail |
| Test senden | Sendet eine Test-E-Mail an die angegebene Adresse |
Auswirkungen
- Ohne SMTP-Server werden Einladungen zwar erstellt, aber nicht per E-Mail zugestellt. In diesem Fall kann der Einladungslink manuell kopiert und weitergegeben werden.
- Falsche SMTP-Konfiguration kann dazu führen, dass Einladungs-E-Mails im Spam landen oder abgewiesen werden.
Sicherheit und Betrieb
| Empfehlung | Umsetzung |
|---|---|
| Dedizierte Absenderadresse | Verwenden Sie eine Adresse wie noreply@… oder it@… – keine persönliche E-Mail. |
| SPF/DKIM/DMARC | Konfigurieren Sie diese DNS-Einträge für Ihre Absenderdomain, um die Zustellbarkeit zu erhöhen und Spoofing zu verhindern. |
| Test nach Änderungen | Senden Sie nach jeder Konfigurationsänderung eine Test-E-Mail. |
| TLS immer aktivieren | Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsselt ist. |
E-Mails kommen nicht an
E-Mails kommen nicht an
Prüfen Sie: Ist der SMTP-Host korrekt? Ist der Port offen (Firewall)? Ist TLS aktiviert? Senden Sie eine Test-E-Mail und prüfen Sie den Spam-Ordner des Empfängers.
Gmail-Authentifizierung schlägt fehl
Gmail-Authentifizierung schlägt fehl
Stellen Sie sicher, dass Sie ein App-Passwort verwenden (nicht das reguläre Google-Passwort). Prüfen Sie, ob „Weniger sichere Apps” in Ihrem Google-Konto deaktiviert ist – in diesem Fall ist ein App-Passwort zwingend erforderlich.