> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.localmind.ai/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # E-Mail-Versand > Versandweg der Organisation für Einladungen, Passwort-Zurücksetzen und Benachrichtigungen einrichten – per SMTP oder Microsoft Outlook. Über den E-Mail-Versand der Organisation stellt Localmind Einladungen an neue Mitglieder, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen und Systemhinweise zu. Als Versandweg stehen ein eigener SMTP-Server oder Microsoft Outlook über die Microsoft Graph API zur Verfügung, letzteres im Modus App-only oder Delegiert. > [!WARNING] > > Erfordert die Rolle **Org Admin**. Der E-Mail-Versand wird pro Organisation konfiguriert. Für Microsoft Outlook brauchen Sie zusätzlich einen Microsoft-365-Administrator Ihres Unternehmens, der die App-Registrierung in Microsoft Entra ID anlegt und die nötigen Berechtigungen erteilt. ## Wann sollte ich das ändern? * Beim erstmaligen Einrichten der Organisation – damit Einladungen zugestellt werden * Bei einem Wechsel des E-Mail-Providers oder von SMTP zu Microsoft 365 * Wenn Einladungs-E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen * Wenn Benutzer nach „Passwort vergessen?" keinen Reset-Link erhalten ## Wo Sie den Versand einrichten Öffnen Sie **Organisations-Einstellungen → E-Mail**. Im Bereich „E-Mail-Transport" finden Sie drei Tabs: **SMTP**, **Microsoft Outlook (Graph API)** und **Einladungs-E-Mail**. Unter **Einladungs-E-Mail** passen Sie die Einladung selbst an. ## Versandweg wählen | Versandweg | Wofür | Absender | | - | - | - | | SMTP | Beliebiger Mailserver oder Provider mit SMTP-Zugang | Die eingetragene Absender-E-Mail | | Microsoft Outlook – App-only | Service- oder noreply-Postfach der Organisation in Microsoft 365; empfohlen für Systemmails | Die eingetragene Absenderadresse | | Microsoft Outlook – Delegiert | Wenn Ihr Tenant keine Anwendungsberechtigungen erlaubt | Das Postfach des Benutzers, der die Verbindung hergestellt hat | Im Tab **Microsoft Outlook (Graph API)** wählen Sie den Modus: App-only oder Delegiert. ## Einstellungen **SMTP** | Einstellung | Beschreibung | Empfehlung | | - | - | - | | SMTP-Host | Hostname des SMTP-Servers | z.B. `smtp.example.com` | | Port | SMTP-Port | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS) | | Benutzername | Anmeldename beim SMTP-Server | Oft die vollständige E-Mail-Adresse | | Passwort | Authentifizierungspasswort | Leer lassen, um das bestehende Passwort beizubehalten | | TLS verwenden | Verschlüsselte Verbindung aktivieren | Immer aktivieren | | Absender-E-Mail | Adresse, die als Absender erscheint | z.B. `noreply@ihrefirma.de` | | Absendername | Anzeigename des Absenders | z.B. „Localmind" oder Ihr Firmenname | > [!NOTE] > > **Gmail:** Verwenden Sie ein App-Passwort statt Ihres regulären Google-Passworts. App-Passwörter können in den Google-Kontoeinstellungen unter „Sicherheit" erstellt werden. **Outlook App-only** Im Modus App-only sendet Localmind ohne angemeldeten Benutzer aus der Absenderadresse, die Sie hinterlegen. **1. App-Registrierung anlegen** Legen Sie in Microsoft Entra ID eine neue App-Registrierung an. **2. Berechtigung erteilen** Fügen Sie unter **API-Berechtigungen → Microsoft Graph** die **Anwendungsberechtigung** `Mail.Send` hinzu und klicken Sie auf **Administratorzustimmung erteilen**. **3. Client-Geheimnis erzeugen** Erstellen Sie ein Client-Geheimnis und kopieren Sie den **Wert** – nicht die Geheimnis-ID. Der Wert wird in Entra ID nur direkt nach dem Erstellen angezeigt. **4. Konfiguration in Localmind speichern** Wählen Sie im Tab **Microsoft Outlook (Graph API)** den Modus App-only und tragen Sie **Client-ID**, **Tenant-ID**, **Client-Geheimnis** und **Absenderadresse** ein. Speichern Sie die Konfiguration. Die Absenderadresse muss ein lizenziertes Postfach im selben Tenant sein. **5. Keine Redirect-URI eintragen** Im Modus App-only zeigt das Formular keine Redirect-URI an. Das ist korrekt: Die Anmeldung läuft ohne Benutzer, eine Redirect-URI in Entra ID ist nicht nötig. **6. Aktivieren und testen** Aktivieren Sie Outlook als Versandweg und senden Sie eine [Test-E-Mail](#test-konfiguration). > [!NOTE] > > Die Option, Outlook zum Senden zu verwenden, erscheint erst, nachdem die Absenderadresse gespeichert wurde. **Outlook Delegiert** Im Modus Delegiert sendet Localmind aus dem Postfach des Benutzers, der die Verbindung zu Microsoft hergestellt hat. **1. App-Registrierung anlegen** Legen Sie in Microsoft Entra ID eine neue App-Registrierung an. **2. Berechtigung hinzufügen** Fügen Sie unter **API-Berechtigungen → Microsoft Graph** die **delegierte Berechtigung** `Mail.Send` hinzu. Beim Verbinden fordert Localmind zusätzlich `User.Read` und `offline_access` als Standard-Anmeldeberechtigungen an. Je nach Richtlinie Ihres Tenants ist eine Administratorzustimmung erforderlich. **3. Redirect-URI eintragen** Fügen Sie unter **Authentifizierung** die Plattform **Web** hinzu und tragen Sie die Redirect-URI ein. Localmind zeigt die genaue URL im Tab **Microsoft Outlook (Graph API)** mit einer Kopier-Schaltfläche an; sie hat die Form `https:///v1/oauth/microsoft_outlook_mail/callback`. Kopieren Sie die URL immer aus dem Formular, statt sie abzutippen. **4. Verbinden, aktivieren und testen** Wählen Sie den Modus Delegiert, tragen Sie **Client-ID**, **Tenant-ID** und **Client-Geheimnis** ein und speichern Sie. Klicken Sie auf **Mit Microsoft verbinden** und schließen Sie die Microsoft-Anmeldung im Popup ab. Localmind zeigt danach das verbundene Postfach an. Klicken Sie auf **Aktivieren** und senden Sie eine [Test-E-Mail](#test-konfiguration). Das Formular zeigt dazu folgenden Hinweis: > [!NOTE] > > „Im delegierten Modus werden E-Mails aus dem Postfach des verbundenen Benutzers gesendet. Der Org-Admin authentifiziert sich einmalig; Tokens werden automatisch erneuert.“ > [!NOTE] > > Passwörter, Client-Geheimnisse und Zugangsdaten werden **verschlüsselt gespeichert**. ### Regeln für Microsoft Outlook > [!WARNING] > > **Moduswechsel:** Wenn Sie zwischen App-only und Delegiert wechseln, verwirft Localmind die bestehende Verbindung. Richten Sie den neuen Modus danach vollständig ein bzw. verbinden Sie sich im Modus Delegiert neu. * **Delegiert sendet nur aus dem verbundenen Postfach.** Senden im Namen eines freigegebenen Postfachs (Shared Mailbox) wird im Modus Delegiert nicht unterstützt. Für ein zentrales Absenderpostfach der Organisation verwenden Sie den Modus App-only. * **E-Mail-Versand ist nicht das Outlook-Werkzeug.** Der E-Mail-Versand der Organisation ist unabhängig von der [Outlook-Integration für Agenten](https://docs.localmind.ai/integrations/Outlook.md#grenzen): Sie können eine eigene App-Registrierung verwenden, die Redirect-URI ist eine andere, und die Integration richten Sie unter [Zugangsdaten](https://docs.localmind.ai/settings/organization/Zugangsdaten.md) ein, nicht hier. ## Test-Konfiguration | Element | Beschreibung | | - | - | | Test-E-Mail-Adresse | Zieladresse für die Test-E-Mail | | **Test senden** | Sendet eine Test-E-Mail an die angegebene Adresse. | Senden Sie nach jeder Änderung am Versandweg eine Test-E-Mail und prüfen Sie auch den Spam-Ordner des Empfängers. ## Auswirkungen * Ohne aktiven Versandweg werden Einladungen zwar erstellt, aber **nicht per E-Mail zugestellt**. In diesem Fall kann der Einladungslink manuell kopiert und weitergegeben werden. Einladungen verwalten Sie unter [Mitglieder](https://docs.localmind.ai/settings/organization/Mitglieder.md). * Eine fehlerhafte Konfiguration kann dazu führen, dass Einladungs-E-Mails im Spam landen oder abgewiesen werden. * Der „Passwort vergessen?"-Ablauf läuft seit [v1.4.0](https://docs.localmind.ai/changelog/v1.4.0.md) über die Plattform selbst: Benutzer fordern auf einer eigenen Seite den Reset-Link an und legen auf einer weiteren Seite das neue Passwort fest. Der Link wird über den konfigurierten E-Mail-Versand der Organisation zugestellt (SMTP oder Microsoft Outlook). Die 2FA-Vorgaben finden Sie unter [Authentifizierung](https://docs.localmind.ai/settings/organization/Authentifizierung.md). * Die [Poststelle](https://docs.localmind.ai/settings/organization/Poststelle.md) versendet über eigene Einstellungen pro Kanal und ist vom E-Mail-Versand der Organisation unabhängig. ## Sicherheit und Betrieb | Empfehlung | Umsetzung | | - | - | | Dedizierte Absenderadresse | Verwenden Sie eine Adresse wie `noreply@…` oder `it@…` – keine persönliche E-Mail. | | SPF/DKIM/DMARC | Konfigurieren Sie diese DNS-Einträge für Ihre Absenderdomain, um die Zustellbarkeit zu erhöhen und Spoofing zu verhindern. | | Test nach Änderungen | Senden Sie nach jeder Konfigurationsänderung eine Test-E-Mail. | | TLS immer aktivieren | Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsselt ist. | > [!WARNING] > > **App-only: Postfachzugriff einschränken.** Die Anwendungsberechtigung `Mail.Send` erlaubt grundsätzlich das Senden aus **jedem** Postfach Ihres Tenants. Schränken Sie die App in Exchange Online auf das Absenderpostfach ein – über RBAC für Anwendungen bzw. die ältere Anwendungszugriffsrichtlinie (Application Access Policy). Das ist eine Einstellung bei Microsoft; in Localmind ist dafür nichts zu tun. Das Vorgehen beschreibt Microsoft unter [Rollenbasierte Zugriffssteuerung für Anwendungen in Exchange Online](https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/permissions-exo/application-rbac); beachten Sie dort die Hinweise zum Zusammenspiel mit der in Entra ID erteilten Berechtigung. ## Häufige Stolperfallen > **Geheimnis-ID statt Geheimniswert eingetragen** > > Entra ID zeigt zu jedem Client-Geheimnis eine Geheimnis-ID und einen Wert an. Tragen Sie in Localmind den **Wert** ein. Mit der Geheimnis-ID schlägt die Anmeldung bei Microsoft fehl. Ist der Wert nicht mehr sichtbar, erzeugen Sie ein neues Client-Geheimnis. > **Absenderadresse ohne Postfach-Lizenz (App-only)** > > Im Modus App-only muss die Absenderadresse ein lizenziertes Postfach im selben Tenant sein. Ohne Lizenz scheitert das Senden. > **Redirect-URI abgetippt statt kopiert (Delegiert)** > > Weicht die in Entra ID eingetragene Redirect-URI auch nur geringfügig ab, meldet Microsoft beim Verbinden einen Redirect-Fehler. Kopieren Sie die URL mit der Kopier-Schaltfläche aus dem Localmind-Formular und tragen Sie sie unter der Plattform **Web** ein. > **Nach Moduswechsel nicht neu verbunden** > > Ein Wechsel zwischen App-only und Delegiert verwirft die bestehende Verbindung. Bis Sie den neuen Modus eingerichtet bzw. neu verbunden und aktiviert haben, werden keine E-Mails versendet. > **Gmail-Authentifizierung schlägt fehl** > > Stellen Sie sicher, dass Sie ein App-Passwort verwenden (nicht das reguläre Google-Passwort). Prüfen Sie, ob „Weniger sichere Apps" in Ihrem Google-Konto deaktiviert ist – in diesem Fall ist ein App-Passwort zwingend erforderlich. > **E-Mails kommen nicht an** > > Ursachen und Prüfschritte für fehlende oder im Spam gelandete Einladungen, Reset-Links und Test-E-Mails finden Sie unter [E-Mails kommen nicht an](https://docs.localmind.ai/troubleshooting/E-Mails-Kommen-Nicht-An.md). This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.