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# E-Mail (SMTP)

> SMTP-Server für Einladungen, Benachrichtigungen und Systemkommunikation konfigurieren.

Unter E-Mail konfigurieren Sie den SMTP-Server, über den Localmind E-Mails versendet – z.B. Einladungen an neue Mitglieder, Benachrichtigungen und Systemhinweise. Ohne konfiguriertem SMTP-Server können Einladungen nicht per E-Mail zugestellt werden.

<Warning>
  Erfordert die Rolle **Org Admin**.
</Warning>

## Wann sollte ich das ändern?

* Beim erstmaligen Einrichten der Organisation – damit Einladungen zugestellt werden
* Bei einem Wechsel des E-Mail-Providers
* Wenn Einladungs-E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen

## Einstellungen

### SMTP-Server

| Einstellung     | Beschreibung                         | Empfehlung                                            |
| --------------- | ------------------------------------ | ----------------------------------------------------- |
| SMTP-Host       | Hostname des SMTP-Servers            | z.B. `smtp.example.com`                               |
| Port            | SMTP-Port                            | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS)                     |
| Benutzername    | Anmeldename beim SMTP-Server         | Oft die vollständige E-Mail-Adresse                   |
| Passwort        | Authentifizierungspasswort           | Leer lassen, um das bestehende Passwort beizubehalten |
| TLS verwenden   | Verschlüsselte Verbindung aktivieren | Immer aktivieren                                      |
| Absender-E-Mail | Adresse, die als Absender erscheint  | z.B. `noreply@ihrefirma.de`                           |
| Absendername    | Anzeigename des Absenders            | z.B. „Localmind" oder Ihr Firmenname                  |

<Info>
  **Gmail:** Verwenden Sie ein App-Passwort statt Ihres regulären Google-Passworts. App-Passwörter können in den Google-Kontoeinstellungen unter „Sicherheit" erstellt werden.
</Info>

<Info>
  Passwörter und Zugangsdaten werden **verschlüsselt gespeichert**.
</Info>

### Test-Konfiguration

| Element             | Beschreibung                                      |
| ------------------- | ------------------------------------------------- |
| Test-E-Mail-Adresse | Zieladresse für die Test-E-Mail                   |
| **Test senden**     | Sendet eine Test-E-Mail an die angegebene Adresse |

## Auswirkungen

* Ohne SMTP-Server werden Einladungen zwar erstellt, aber **nicht per E-Mail zugestellt**. In diesem Fall kann der Einladungslink manuell kopiert und weitergegeben werden.
* Falsche SMTP-Konfiguration kann dazu führen, dass Einladungs-E-Mails im Spam landen oder abgewiesen werden.

## Sicherheit und Betrieb

| Empfehlung                 | Umsetzung                                                                                                                  |
| -------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Dedizierte Absenderadresse | Verwenden Sie eine Adresse wie `noreply@…` oder `it@…` – keine persönliche E-Mail.                                         |
| SPF/DKIM/DMARC             | Konfigurieren Sie diese DNS-Einträge für Ihre Absenderdomain, um die Zustellbarkeit zu erhöhen und Spoofing zu verhindern. |
| Test nach Änderungen       | Senden Sie nach jeder Konfigurationsänderung eine Test-E-Mail.                                                             |
| TLS immer aktivieren       | Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsselt ist.                                                 |

<AccordionGroup>
  <Accordion title="E-Mails kommen nicht an">
    Prüfen Sie: Ist der SMTP-Host korrekt? Ist der Port offen (Firewall)? Ist TLS aktiviert? Senden Sie eine Test-E-Mail und prüfen Sie den Spam-Ordner des Empfängers.
  </Accordion>

  <Accordion title="Gmail-Authentifizierung schlägt fehl">
    Stellen Sie sicher, dass Sie ein App-Passwort verwenden (nicht das reguläre Google-Passwort). Prüfen Sie, ob „Weniger sichere Apps" in Ihrem Google-Konto deaktiviert ist – in diesem Fall ist ein App-Passwort zwingend erforderlich.
  </Accordion>
</AccordionGroup>